Cada día es más habitual recibir resoluciones judiciales donde se nos requiere para aportar tanto la demanda como los documentos que se presentan en formato PDF/OCR?.
Pero, ¿qué es esto en realidad? ¿Para qué sirve? ¿Qué utilidad tiene y, sobre todo, cómo se hace?
En este artículo vamos a intentar responder a todas estas preguntas y a alguna más.
¿Qué es un PDF/A con OCR y por qué es tan importante?
Uno de los principales problemas que nos encontramos a la hora de que se admita una demanda por el Juzgado es el requerimiento para aportar la demanda y su documental en formato PDF/A con posibilidad de búsqueda y selección de texto (OCR).
Este requerimiento que nos hacen diariamente los Juzgados se encuentra recogido en la Instrucción 1/2021, de 29 de diciembre, del Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia (Se puede descargar en este enlace).
Hasta ahora, probablemente has estado utilizando archivos PDF normales para tus documentos, pero esto ya no es suficiente.
Los Juzgados nos están requiriendo el uso de PDFs con formato PDF/A y con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) tanto en la demanda como en la documental que se acompaña.
Por eso, en este artículo, vamos a intentar explicar el por qué de este requerimiento y cómo realizarlo.
¿Qué es un PDF/A con OCR?
Un PDF/A es un archivo PDF que cumple con un estándar internacional para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Al agregar OCR a un PDF/A, se convierte el texto escaneado en texto editable y buscable.
Esto significa que el contenido del PDF se puede seleccionar, copiar, buscar y resaltar, como si fuera un documento de texto normal, pero también se garantiza que todos los elementos necesarios para su visualización estén incrustados en el archivo.
¿Por qué es tan importante y lo requieren los Juzgados?
El uso de PDFs con formato PDF/A y OCR es crucial en entornos legales porque asegura que los documentos se mantendrán accesibles y legibles a lo largo del tiempo. Además, permite a los jueces buscar rápidamente información específica dentro de un documento, lo que ahorra tiempo y facilita el trabajo al Juzgado y, sobre todo, a SSª.
Por todo ello, vamos a la clave de todo esto:
¿Cómo convertir un PDF a PDF/A con OCR?
Convertir un PDF a PDF/A con OCR es un proceso sencillo y rápido. Aquí os dejamos los pasos básicos:
- Selecciona tu archivo PDF: Elige el PDF que deseas convertir.
- Carga el archivo a una herramienta de conversión a PDF/A con OCR: Puedes usar herramientas en línea como PDF24 o iLovePDF.
- Configura la herramienta: Ajusta las opciones según tus necesidades, seleccionando el formato PDF/A y activando el OCR.
- Inicia el proceso de conversión: La herramienta procesará el archivo y generará un nuevo PDF con OCR en formato PDF/A.
- Descarga el nuevo PDF: Una vez completado el proceso, podrás descargar el PDF en formato PDF/A con OCR.
Ahora bien, desde este despacho os hacemos la siguiente recomendación:
Nosotros recomendamos usar PDF24 para convertir tus PDFs a PDF/A con OCR. Es una herramienta gratuita, fácil de usar y no requiere instalación de software. Además, te permite convertir más de un PDF a la vez, lo que es realmente muy útil cuando se trata de grandes cantidades de documentos. Solo necesitas cargar tus archivos PDF y seguir las instrucciones para obtener PDFs en formato PDF/A con capacidad de búsqueda.
Sabemos que esto complica, todavía más, el trabajo diario. Pero se ha convertido ya en un imperativo legal y la práctica totalidad de los Juzgados están requiriendo para aportar tanto la demanda como los documentos en este formato.
Si tenéis alguna duda, como siempre, quedamos a vuestra entera disposición.
Un saludo
Bartolomé Procuradores
